Die unterschätzte Verantwortung des Arbeitgebers
Viele GGF denken: ‚Ich kümmere mich um meine Altersversorgung, das war's.' Falsch. Wenn du Mitarbeiter hast, hast du Arbeitgeberpflichten in Sachen Betriebsrente. Diese sind umfangreicher, als du denkst. Das BetrAVG (Betriebsaltersversorgungsgesetz) schreibt dir konkrete Aufgaben vor. Nichterfüllung kann zu Geldstrafen führen. Nicht aus Bösartigkeit – weil Arbeitnehmerrechte zu schützen sind. Lass mich dir die wichtigsten Pflichten durchgehen.
Pflicht 1: Information und Transparenz
Du musst neue Mitarbeiter über bestehende Versorgungsverhältnisse informieren – schriftlich. Das bedeutet: Die Regelungen der Betriebsrente, Leistungen, Kostenaufteiling. Nicht nur mündlich – schriftlich! Viele Arbeitgeber versäumen dies und argumentieren später ‚Der Mitarbeiter hätte nachfragen können.' Das zählt nicht. Es gibt Muster-Infoblätter, die du deinen Mitarbeitern aushändigen kannst. Ein Muster gibt es z.B. auf der Website der Allianz oder der Versicherungsverbände.
Pflicht 2: Kostenaufteiling transparent machen
Wenn der Mitarbeiter in die Versorgung einzahlt, muss er die Kosten oder Gebühren wissen. Zum Beispiel: ‚Der Arbeitgeber zahlt 50 %, der Arbeitnehmer 50 % der Beitragssätze.' Oder: ‚Der Arbeitgeber trägt die Verwaltungskosten, die Renditerisiken trägt der Arbeitnehmer.' Das muss transparent kommuniziert sein. Versteckte Kosten führen zu Problemen – irgendwann fragt der Mitarbeiter, warum seine Rente niedriger ist als erwartet.
Pflicht 3: Mitgestaltungsrecht
Ab 2022 müssen Arbeitgeber eine sogenannte Betriebliche Altersversorgung mit Umwandlung anbieten (§3 BetrAVG) – Entgeltumwandlung für Mitarbeiter, die sparen wollen. Das bedeutet: Der Mitarbeiter kann seinen Lohn um einen bestimmten Betrag reduzieren und diesen in die Versorgung einzahlen. Der Arbeitgeber muss dies ermöglichen. Das ist eine relativ neue, starke Mitarbeitenpflicht. Viele Unternehmen haben dies noch nicht implementiert. Wenn dein Betrieb das nicht tut, riskierst du Bußgelder.
Pflicht 4: Jährliche Information zum Stand
Jedes Jahr solltest du den Mitarbeitern einen Report geben: Wie groß ist sein Versorgungsguthaben? Wie hat es sich entwickelt? Welche Rendite wurde erreicht? Ein Beispiel: Der Mitarbeiter erhält jährlich eine Benachrichtigung vom Pensionsfonds mit diesen Infos. Deine Aufgabe als Arbeitgeber: Sicherstellen, dass diese Information fließt. Manche Versicherer haben schlecht Service und vergessen das – du musst nachbohren.
Pflicht 5: Dokumentation und Compliance
Du musst ein Register führen: Welche Mitarbeiter haben welche Versorgungen? Wann haben sie begonnen? Wie hoch ist die Leistung? Dieses Register muss lückenlos aktuell sein. Das ist nicht nur für deine Aufzeichnungen wichtig, sondern auch für die Finanzbehörden. Bei Betriebsprüfungen wird das Finanzamt fragen: ‚Zeigt mir die Dokumentation aller Versorgungen.' Ein lückenhaftes Register ist ein Problem.
Pflicht 6: Versorgungsmitteilungen bei Ausscheiden
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, musst du ihm eine Dokumentation geben: Die Höhe seines Versorgungsguthabens, wie es weitergeht (Mitnahme, Stehen-Lassen, Auszahlung). Dies muss schriftlich erfolgen. Viele Arbeitgeber geben dem ausscheidenden Mitarbeiter eine Trennungsbestätigung, aber nicht die genaue Versorgungspapiere. Das ist nicht ausreichend.
Pflicht 7: Altersgerechte Rentenzahlung
Wenn ein Mitarbeiter in Rente geht, muss die Leistung pünktlich gezahlt werden. Klingt selbstverständlich, aber: Wenn deine Versorgung über eine Direktzusage läuft, musst du die Rente persönlich zahlen. Das ist eine operative Aufgabe – und ein Liquiditätsrisiko. Ein Zahlungsrückstand ist nicht akzeptabel. Eine schlecht verwaltete Direktzusage kann zu bösen Überraschungen führen.
Pflicht 8: Haftung und Versicherung
Du als Arbeitgeber und GGF haft für Fehlverwaltung. Wenn due Versorgung unrichtig verwaltest, fehlende Zahlungen leistest oder die Gesetze missachtest, können Mitarbeiter dich persönlich verklagen. Eine Versicherung (Betriebshaftplicht) schützt dich teilweise. Aber besser ist: Alles richtig machen von Anfang an.
Best Practice: Outsourcing
Viele kleine Unternehmen outsourcen ihre bAV-Verwaltung an einen Versicherer oder Administrator. Das reduziert dein administratives Risiko. Der Dritte übernimmt: Kommunikation, Dokumentation, Rentenzahlungen. Deine Aufgabe: Monitoring und Überblick behalten. Das ist eine saubere Lösung für Unternehmen, die nicht die Kapazität für interne bAV-Administration haben.
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